Servus Prof, (...) Deine Leo

Eine E-Mail an die Professorin oder den Professoren zu schreiben, stellt viele Studierende vor eine große Herausforderung. Wie beginnt man am besten? Wie soll die E-Mail enden? In vielen Fällen sind Anfragen per Mail entweder zu salopp oder zu hochgestochen formuliert. Dann bleibt nur noch zu hoffen, dass man nicht in ein Fettnäpfchen getreten ist.

Das Ende der Vorlesungszeit naht und damit auch die Termine für die Abgabe von Hausarbeiten, Arbeitsmappen oder Seminarberichten. In den Wochen vor der Frist schreiben Studierende oft noch die eine oder andere Mail an die Professorin oder den Professor, in der eine wichtige Frage beantwortet werden soll. Oder in der man sich noch mal vergewissern will, wann denn die Hausarbeit genau abgegeben werden muss. Dabei passiert es nicht selten, dass der Text verfasst wird, ohne über formelle Kriterien nachzudenken. Auch wenn man im Norden Deutschlands gerne auf ein “Moin, Moin” oder im Ruhrgebiet auf das “Tachchen” zurückgreift: In der Uni haben solche Ausdrücke gegenüber Lehrenden nichts verloren.

Moin Prof vs. Sehr geehrte Frau Dr. Dr.

Erste Hürde: die Anrede in einer E-Mail. Sie gilt als ein wichtiger Beziehungsindikator, der direkt zeigen soll, welche Position man im Hierarchiesystem der Universität einnimmt. Schreibe ich also “Sehr geehrter Herr”, “Guten Tag, Herr” oder doch vielleicht besser “Lieber Herr”? Die Studierenden driften mit ihren E-Mails weit auseinander. Die einen versuchen, förmlich zu schreiben und übertreiben es häufig mit den Formulierungen. Die Bemühung, möglichst hochgestochen zu klingen, um Eindruck bei der Professorin oder dem Professor zu schinden, ist nicht immer die beste Lösung.

Die anderen verwenden eine formlose Schreibweise. Mit einem “Moin”, “Hallo” oder “Hi” sollte keine Mail an eine Person beginnen, die in der Hierarchieordnung der Universität über einem selbst positioniert ist. Grund: Sie könnte auch an die beste Freundin oder den besten Freund gehen und drückt so eine gewisse Flapsigkeit aus. Als Studentin oder Student sollte man sich also darüber im Klaren sein, an wen man die E-Mail adressiert. Das findet auch Jakob Henke, wissenschaftlicher Mitarbeiter am Institut für Journalistik der TU Dortmund. “Ein einfaches “Hallo” stört mich zwar nicht sonderlich, aber ich finde es etwas salopp. Für mich ist es ein passender Gruß, wenn man sich außerhalb des Hörsaals sieht.

“Hi” und “Moin” gehen für mich gar nicht.”

Bloß keine Spitznamen am Ende der Mail

Jetzt stellt sich aber sehr schnell die Frage: Kann ich die gleiche Mail, die ich an meine Professorin oder meinen Professor geschrieben habe, auch einem wissenschaftlicher Mitarbeiter schicken, der vermutlich nur ein paar Jahre älter ist als ich selbst. Reicht da ein “Guten Tag” oder “Lieber Herr/Liebe Frau”? Oder muss es auch in diesem Fall die formelle Anrede sein? Für ein “Sehr geehrter” fühlt sich Henke noch zu jung. “Ich kann aber nachvollziehen, wenn es bei der ersten Kontaktaufnahme verwendet wird. Wenn ich dann mit “Liebe/r Frau/Herr” oder “Guten Tag” antworte, darf auf die Ehrung bei der nächsten Mail gerne verzichtet werden”, sagt er. Manche seien hier aber übervorsichtig und blieben sehr lange dabei.

Aus seinem ersten Semester in der Lehre sind Henke jedoch einige negative Mails in Erinnerung geblieben. Zwei insbesondere, weil sie mit einem “LG” und dem Vornamen bzw. Spitznamen der Studierenden endeten. Ein weiterer Patzer, den Studierende immer wieder machen, sei von sich aus das Du anzubieten, persönlich oder per Mail.

“Eine der Mails fand ich besonders amüsant, da sie mit “Sehr geehrter” anfing und nach und nach immer mehr an Form verlor.”

Eine böse Absicht steckt in den meisten Fällen jedoch nicht hinter der unpassenden Wortwahl. Vielmehr ist es die Unwissenheit, die die Studierenden dazu verleitet, seltsame Formulierungen, Anreden oder andere Inhalte in einer Mail zu verpacken. Das Problem liegt auch in der virtuellen Kommunikation und dem Medium E-Mail. Das ist zwar alles nichts Neues für die Studierenden, aber wie die perfekte Mail an die Professorin oder den Professor auszusehen hat, dazu gibt es kein Lehrbuch in der Bibliothek.

Der E-Mail-Knigge für Studierende

Wie schreibe ich die nächste Mail an meinen Professor, meine Dozentin oder den wissenschaftlichen Mitarbeiter meines Seminars. Stefan Grob vom Deutschen Studentenwerk in Berlin fasst die größten Fehler zusammen:

Lässig anschreiben: Studierende schreiben nicht der besten Freundin oder einem Kommilitonen. Der Professor ist wie dein Arbeitgeber. Dem Chef schreibt man auch keine Mail mit “Moin, wann muss ich die Jahresberichte an Sie schicken”. Und genauso unpassend sind solche Formulierungen an die eigene Professorin oder den eigenen Professor.

Druck ausüben: Vor allem nicht bei Fristen und Abgabeterminen. Hier sollten die Studierenden nicht nur an sich selbst denken, sondern auch an den Gegenüber. Nur weil man im Stress ist und unbedingt eine ganz wichtige Information von der Professorin braucht, heißt das nicht, dass diese innerhalb der nächsten 30 Sekunden antworten muss. Wer nach ein paar Stunden oder einem Tag noch zwei oder drei Mails schickt, sollte sich im Klaren sein, dass das genauso wenig bringt. Schließlich bist du nicht der einzige Student, der betreut werden will.

Den anderen zutexten: Professorinnen und Professoren wollen nicht die halbe Lebensgeschichte der Studierenden hören. Also nicht zu viele Infos in die Mail packen, sondern kurz und bündig zum Ziel der Mail kommen und das Anliegen auf den Punkt bringen.

Kurz und knapp: Handschrift des Profs beachten

Wenn Studierende eine Mail zurückbekommen, ist die Antwort oftmals bedeutend informeller und knapper als die eigene Anfrage. Die Lehrenden greifen häufig zu kurzen Sätzen, oft auch ohne Anrede. Henke sagt: “Ich antworte meistens mit “Guten Tag” oder “Liebe/r Frau/ Herr” und am Ende “Mit freundlichen Grüßen” oder “Beste Grüße”.” Ausnahmen mache er bei seinen Antworten allerdings bei Abgaben. “Wenn 20 Studierende innerhalb weniger Stunden etwas einreichen, halte ich mich meistens kurz mit einem “Besten Dank”.” Jakob Henke hat noch einen wichtigen Tipp: Studierende sollten sich einfach dem formalen Stil ihrer Professorin oder ihres Dozenten anpassen.